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办公室档案管理制度
2014-12-08 13:18  

办公室档案管理制度

为加强办公室档案的科学管理,保证档案的系统性与完整性,有效地为学院团委和学生会管理服务,结合实际情况,特制定本制度。

一、立卷、归档

第一条各部门平时要做好文件的收集、整理,文件的整理、上缴工作是各部门、一项重要任务,必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导,并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电,内部文件,各种会议文件,文件汇编,簿、册、图表,出版物原稿、磁盘等),均属立卷归档范围。

第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的历史联系,区分文件的保存价值,便于保管和利用。

第五条立卷方法。根据立卷原则、文件的分类,分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。

2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。根据文件的不同保存价值,将文件按不同的保管期限分开。

5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

(1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文、部门成立申请书等)有长远利用价值的文件,划为永久保存。

(2)长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件,划为长期保存。长期保存为15年至50年。

(3)短期保存。凡是在较短时间内部门、社团需要查考的各种文件,划为短期保存。短期保存为15年以下。

第六条文件的组合。组合的基本作法如下:

1、法规性文件,如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件,应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件,应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件,一般可按部门名称组合。

5、特殊性文件材料,可根据具体情况进行组合。

第七条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,计划、总结在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中结论性材料在前,依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第八条文件归档份数。一般归档1份,重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件,需要办理销毁手续。

第九条归档时间。部门或班级应于活动后一周内,将应立卷归档的文件整理立卷,向办公室移交归档。

第十条归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷,应符合下列要求:

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面,填写时用中性笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确,文字简练通顺,结构完整,必须揭示卷内文件的内容和成份。

第十一条案卷文件一式两份,一份作为纸制文档保存,另一份电子文档保存在办公室。

二、档案的管理和利用

第十二条办公室按照团学会对档案管理的要求,对存放的各类档案进行分类整理,分类保管,编制各类检索目录,搞好档案的借阅利用、统计等工作。

第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案,应经分管主席审查批准后,按程序进行档案销毁。

第十四条办公室的管理贯彻“以防为主,防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况,对破损、字迹褪色、纸张变色的档案,要有计划的进行修补、复制,保护档案的安全与完整。

第十五条档案的利用。利用档案人员,按规定办理档案利用审批手续与有关登记表,档案用完后应及时归还。

第十六条借用档案人员必须爱护档案,要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时,办公室人员要仔细检查,发现对档案有损坏或泄密者,应及时向分管主席报告,按有关规定处理。

第十七条档案室工作人员,接待档案利用人员要热情,认真负责,按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。

第十八条平时汇集,按实际顺序或内容分类、收集、整理,应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件,应及时请求补发或取得复印件,以便存档和查阅。

第十九条确保文件、材料的安全,做好保密工作。

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